Para ser autuada, ou seja, notificada para pagar determinado tributo ou multa ou até mesmo retificar determinada obrigação acessória (SPEDs, DCTFs, PerdComps) é necessário que ocorra uma fiscalização fazendária prévia, normalmente está fiscalização, atualmente ocorre por meio do ambiente on-line.
Antigamente, as fiscalizações eram feitas fisicamente (in loco no próprio estabelecimento da pessoa jurídica), contudo, hoje, elas são realizadas por meio das obrigações acessórias (via sistema eletrônico), muitas vezes, uma empresa está sendo fiscalizada e nem sabe, quando ela menos espera, recebe uma notificação de autorregularização (que podemos simplificar chamando de segunda chance, que o fisco concede para as empresas corrigirem erros), um despacho decisório ou o próprio auto de infração.
E é aí que mora o principal problema das empresas ao receberem estas notificações do fisco (federal, estadual ou municipal): saberem do que se trata e corrigirem o erro ou questionar o débito lançado na via administrativa.
O primeiro exemplo de notificação que podemos citar é o caso de uma autorregularização, sem preciosismos com termos técnicos, esta notificação é uma espécie de aviso amigável da Receita Federal, para que o contribuinte reveja suas apurações e recolha, se for o caso, os tributos devidos, muitas vezes, sem multa, somente com a atualização monetária.
O que a empresa pode (e deve) fazer nesta situação? Analisar esta autorregularização com cuidado, pois a Receita Federal utiliza do cruzamento das obrigações acessórias para enviar estas notificações para o contribuinte, logo, cabe a empresa verificar se o que a RFB está dizendo nesta notificação corresponde aos fatos informados nos demonstrativos fiscais e contábeis entregues para o fisco, antes de realizar qualquer pagamento ou retificação.
Um caso que chamou atenção sobre a autorregularização foram as notificações enviadas para as empresas contribuintes do Lucro Real, que faziam uso das subvenções para investimento. Após o julgamento do STJ sobre o assunto (Tema 1.182), o qual definiu os critérios para a exclusão dos incentivos fiscais de ICMS da base de cálculo do IRPJ e da CSLL, a Receita Federal notificou os contribuintes para que eles corrigissem os eventuais erros na apuração das subvenções para investimento (utilizando como base o definido pelo STJ) e recolhessem o tributo devido, se fosse o caso.
Logo, a autorregularização é um aviso amigável enviado para o contribuinte, para que ele corrija eventuais erros e faça o recolhimento do tributo sem multa, semelhante a uma denúncia espontânea (Art. 1381 do CTN).
Um segundo caso de processo administrativo que podemos citar, o qual gera muitas dúvidas nas empresas e pode ser bem complexo, é o recebimento de um despacho decisório desfavorável, normalmente enviado quando a Receita Federal não foi homologa (não concorda) uma declaração de compensação (PerdComp) ou nega um pedido de restituição, ressarcimento ou reembolso.
Quando o contribuinte recebe um despacho decisório desfavorável ele precisa saber exatamente o que irá apresentar na manifestação de inconformidade, pois é neste ato que se iniciará o processo administrativo fiscal.
O despacho decisório é um ato antes do auto de infração, para que não ocorra o lançamento do imposto (tributo) o contribuinte deverá apresentar a manifestação de inconformidade, pois, se ela não for protocolada, seja porque o contribuinte perdeu o prazo seja porque a empresa concorda com os apontamentos do despacho decisório, o débito será lançado e haverá o prosseguimento padrão da cobrança do tributo, com a lavratura do auto de infração.
A não homologação de uma PerdComp ou de um pedido de restituição, ressarcimento ou reembolso pode gerar um verdadeiro caos na contabilidade, uma vez que, quando o contribuinte faz esse pedido de compensação ou de restituição, o fisco tem 5 anos para homologar este PerdComp e cabe a empresa guardar todos os documentos que originaram o crédito.
Além disso, a cada retificação do PerdComp, o prazo prescricional é reaberto, assim, a empresa deverá também controlar todas as retificações realizadas, para instruir a defesa em caso de não homologação.
Muitas vezes, a empresa não discute uma PerdComp não homologada porque não tem a documentação necessária para instruir o processo administrativo ou porque não sabe o procedimento correto para discutir estes valores.
Contudo, questionar um débito (ou um crédito) na vida administrativa é muito benéfico para uma empresa, pois a cobrança deste débito fica suspensa (ela pode emitir a CND e continuar com a sua atividade em operação) e quem julga os processos administrativo são pessoas com conhecimento técnico, o que facilita a explicação de questões relacionadas com a rotina fiscal e tributária do contribuinte.
Quando vamos para a via judicial, normalmente, questões mais técnicas são mais complexas de serem demonstradas para os juízes, cujo conhecimento é mais voltado para a área teórica, logo, a via administrativa é mais vantajosa para a empresa, visto que é menos onerosa e mais técnica (quando falamos de prática).
Por fim, podemos citar a defesa de auto de infração, o mais clássico processo administrativo fiscal, que ocorre quando o fisco faz o lançamento do tributo e obra este valor do contribuinte, normalmente com juros e multa.
A defesa de um auto de infração deve ser realizada com muito cuidado, especialmente quando se trata de débitos estaduais, pois cada estado possui um procedimento específico, o qual pode variar muito.
Podemos citar como exemplo o estado do Mato Grosso, que possui um processo administrativo diferenciado, que pode iniciar com a apresentação de uma defesa prévia, se o contribuinte não responder esta notificação para apresentar a defesa prévia, ele poderá prejudicar todo o processo administrativo e necessitará discutir estes valores na via judicial.
Quando o fisco realiza uma autuação fiscal, a empresa sofre muito, pois ela poderá ter sérios problemas com o pagamento do tributo, pagamento de multas e juros, além da possibilidade de inscrição do débito em dívida ativa, com a constituição da CDA e o ajuizamento da execução fiscal, cuja defesa, em regra, depende da garantia do juízo.
Desse modo, o processo administrativo fiscal (federal, estadual ou municipal) possui regras próprias e deve ser realizado com cuidado, pois um erro pode inviabilizar toda a defesa da empresa, no entanto, ele é muito vantajoso para o contribuinte, pois, em regra, ele não possui custo (ou o custo é baixo) e ocorre a inexigibilidade do crédito tributário (a cobrança do tributo fica suspensa) até a finalização do processo administrativo, possibilitando a organização financeira da empresa, sem prejuízo da sua atividade.
Sendo assim, ao receber um auto de infração, um despacho decisório desfavorável ou uma autorregularização, o contribuinte deverá primeiramente olhar o prazo para a resposta, analisar os valores cobrados (ou os créditos não homologados) e buscar o conhecimento técnico adequado para apresentação da defesa na esfera administrativa.
1 Art. 138. A responsabilidade é excluída pela denúncia espontânea da infração, acompanhada, se for o caso, do pagamento do tributo devido e dos juros de mora, ou do depósito da importância arbitrada pela autoridade administrativa, quando o montante do tributo dependa de apuração.
Parágrafo único. Não se considera espontânea a denúncia apresentada após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, relacionados com a infração.
Data: 25/07/2023
Fonte: Jornal Contábil