Se você resolveu, no início deste mês, trabalhar de maneira mais inteligente, parar de procrastinar e ser mais produtivo, suas melhores intenções podem ter sido rapidamente subvertidas por sua rotina de trabalho regularmente programada. Fazer a gestão do tempo e gestão de tempo e produtividade não é uma tarefa simples.
O especialista em desempenho no local de trabalho, Jason Womack, diz que mudar a maneira de melhorar a produtividade é difícil porque nossos processos se tornaram hábitos e, em muitos casos, esses hábitos nos tornaram bem sucedidos (mesmo que nos levassem à beira da insanidade no processo).
O maior erro que os empreendedores cometem quando se trata de gerenciamento do tempo e produtividade, acrescenta Womack, continua a usar seu tempo para atividades que não merecem mais.
“Eles continuam seguindo quando deveriam parar”, diz ele. “Eles continuam digitando um e-mail quando já responderam a uma pergunta na linha de assunto. Eles continuam falando ao telefone quando já abordaram o objetivo da ligação. Eles permanecem na sala de reunião depois que os pontos de reunião foram abordados.”
Para evitar que você cometa esses mesmos erros, Womack compartilha seis de suas dicas mais eficazes de gerenciamento de tempo e aumento de produtividade.
Gestão de tempo e produtividade: mude seus hábitos
1. Siga a regra dos 15 minutos
Womack recomenda organizar seu dia de trabalho em pedaços de 15 minutos. Se você trabalha oito horas por dia, você tem 32 pedaços de 15 minutos.
Uma jornada de trabalho de 10 horas oferece 40 pedaços de 15 minutos. Womack enfatiza 15 minutos porque, diz ele, é tempo suficiente para fazer algo e ser curto o suficiente para otimizar o seu dia.
Quando você tem que agendar uma reunião que normalmente levaria uma hora, Womack diz a seus clientes para iniciá-la 15 minutos após a hora e encerrá-la na hora.
Ele acredita que as pessoas podem realizar em 45 minutos (ou seja, três, pedaços de 15 minutos) o que eles acham que precisam de 60 minutos.
Restringir a reunião a 45 minutos, força você a manter o ponto e lhe dá um pedaço extra de 15 minutos, no qual você pode começar outro item da sua lista de tarefas.
2. Saiba quando você terminar
Continuar a trabalhar em algo que essencialmente já está pronto é uma perda significativa de tempo que a maioria dos profissionais nem percebe.
As pessoas precisam pensar na pergunta “Quando parar?”. Trabalhe de maneira mais inteligente, pense mais e faça mais. Esse é o segredo de uma gestão de tempo e produtividade eficiente.
3. Elimine as distrações
A eliminação de distrações pode não ser uma dica nova de gestão de tempo e produtividade, mas o conselho de Womack para evitar distrações específicas – como um colega de trabalho incomodativo ou um gerente irritante – é novo e eficaz.
Se seu gerente está propenso a interrompê-lo com perguntas, Womack sugere antecipá-la.
Por exemplo, em vez de esperar que seu gerente apareça na sua mesa perto de você, aproxime-se dela primeiro alguns minutos antes da hora, digamos, às 10h52 ou 10h55, de preferência antes de uma reunião.
Womack recomendar dizer: “Eu tenho um monte de coisas em que estou trabalhando, e uma reunião às 11, e estou tentando tirar quaisquer interrupções do caminho. Você tem alguma coisa que você precisa me dizer ou perguntar antes do meu trabalho começar?”
Outra dica de Womack: Se você tem uma pergunta rápida para alguém, mas não quer ser pego em uma conversa prolongada, ligue alguns minutos antes da hora, sabendo que ele tem uma reunião na hora e não tem tempo para conversa fiada também.
4. Identifique os verbos que precisam de atenção
Womack recomenda organizar sua lista de tarefas em torno de verbos, como chamar, redigir, revisar, preparar e agendar. Essas são tarefas que você geralmente pode concluir de uma só vez e que ajudam a levar adiante um projeto maior, diz ele.
Se você tem verbos gerais em sua lista de tarefas, como planejar, discutir, criar ou implementar, substitua-os por etapas que dividem um grande projeto em partes, acrescenta Womack. Isso ajudará você a começar e reduzirá qualquer sensação de estar sobrecarregado.
5. Esteja preparado para o tempo de bônus
Da próxima vez que descobrir que seu um cliente atrasar ou seu médico não te atender na hora marcada, não se aborreça. Reconheça que você acaba de receber o presente de “tempo de bônus”.
Se você trouxer algum trabalho para onde quer que vá, como sugere Womack, você terá a chance de fazê-lo, seja respondendo ao e-mail, fazendo uma ligação, revisando uma proposta ou elaborando um plano.
6. Use atalhos de e-mail
Os celulares atualmente permitem que os usuários criem teclas rápidas ou atalhos de teclado ao usar os smartphones para e-mail.
Você pode criar vários atalhos de teclado que chamam para frases que você utiliza com frequência. Por exemplo, se alguém enviar um e-mail pedindo informações sobre como usar um recurso de maneira mais eficiente, tudo o que você precisa fazer é digitar seu atalho, “OL”, que preenche automaticamente seu e-mail com uma resposta à pergunta.
Estes atalhos poupam tempo uma vez que você desenvolve vários para responder a algumas das perguntas mais comuns que as pessoas lhe fazem.
Isso impede que você tenha que recriar a resposta toda vez que alguém enviar um e-mail. Também evita que você tenha que procurar em sua pasta de enviados e ter que copiar e colar a resposta no e-mail.
E a gestão do tempo de produtividade também envolvem as tarefas rotineiras como o gerenciamento financeiro do negócio.
Fonte: Zettle